Tìm hiểu 5 giai đoạn hình thành và phát triển nhóm

Khái niệm thế nào là nhóm?

Một cách hiểu khái quát nhất, nhóm là tập hợp các thành viên có số lượng từ hai người trở lên, có giao tiếp trực diện, có kỹ năng bổ sung cho nhau, có sự chia sẻ mối quan tâm vì mục đích chung. Các thành viên trong nhóm bổ trợ cho nhau, phụ thuộc vào thông tin, công việc của nhau để làm phần việc của mình.

Giới thiệu về hai (2) hình thức nhóm

Có hai hình thức nhóm gồm: nhóm chính thức và nhóm không chính thức.

+ Nhóm chính thức: là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, thường tập hợp những người có chung chuyên môn để hoàn thành mục tiêu của tổ chức.

+ Nhóm không chính thức: là các liên minh giữa các cá nhân được hình thành không phụ thuộc vào cơ cấu cũng như mục tiêu của tổ chức. Trong môi trường làm việc, các nhóm này được hình thành do nhu cầu về giao tiếp xã hội.

Ví dụ, tại MEVN chúng mình cũng đang tồn tại song song hai hình thức nhóm trên. Về nhóm chính thức, công ty lập nên các “develop team” và “corporate team” (là team backoffice ở MEVN), giá trị cốt lõi mà chúng mình hướng tới là giải quyết vấn đề cho User thông qua việc kinh doanh Win Win. Mọi người luôn đặt chữ tâm vào công việc để hoàn thành mục tiêu của tổ chức.

 Về nhóm không chính thức, mọi người cùng nhau chơi Tennis, cùng nhau ăn cơm trưa, cùng nhau đi làm hoặc về cùng nhau. Mối quan hệ giữa các thành viên mặc dù mang tính không chính thức, song có ảnh hưởng đến hành vi và kết quả làm việc rất nhiều.

Tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển nhóm

Một trong những mô hình được sử dụng để mô tả phát triển nhóm là Tuckman. Tuckman là mô hình được nghiên cứu thực tiễn bởi nhà tâm lý học người Mỹ, Bruce Tuckman. Theo ông, mô hình này sẽ được chia chặng đường thành 05 giai đoạn: Forming (Hình thành), Storming (Sóng gió), Norming (Ổn định), Performing (Hoạt động hiệu quả) và Adjourning (Thoái trào). Đây chính là chặng đường đi của các nhóm làm việc từ khi được xây dựng cho đến khi hoạt động ổn định theo thời gian.

Giai đoạn Hình thành (Forming)

Đây là giai đoạn được thành lập, các thành viên trong nhóm còn lạ lẫm với nhau và bắt đầu tìm hiểu nhau vì công việc trước mắt. Đây là giai đoạn khó, khó để mọi người hoà hợp, khó để xác định rõ mục tiêu chung và chưa hiểu rõ nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên trong nhóm. Ở giai đoạn này nhóm thường sẽ đưa ra quyết định theo số đông dựa vào sự đồng thuận của tập thể và sẽ ít xảy ra mâu thuẫn với nhau.

Vì thế vai trò của người trưởng nhóm hết sức quan trọng, phải xác định rõ mục tiêu rõ ràng và sẽ đầu tàu dẫn dắt các thành viên đi đúng hướng.

Giai đoạn Sóng gió (Storming)

Giai đoạn này xảy ra khi dự án đã bắt đầu hoạt động, các thành viên đã làm quen được với nhau, quen với môi trường, các thành viên sẽ bộc lộ mình  và có thể phá vỡ đi các quy tắc đã xác định từ đầu.

Đây là giai đoạn khó khăn đối với nhóm, dễ gây ra xung đột về phong cách làm việc, cách cư xử, văn hóa,… nhóm không còn quyết định dựa vào sự đồng thuận. Họ hoài nghi về tất cả, muốn chỉnh sửa hoặc có thể không còn tin vào khả năng của trưởng nhóm. Tinh thần của một số thành viên có thể đi xuống, sự hụt hẫng, sự hoài nghi dẫn đến sự hình thành phe phái, tranh chấp, mâu thuẫn nội bộ. Điều cần thiết trong giai đoạn này là phải nhận diện vấn đề và đối mặt với chúng.

Theo mình thấy, trong giai đoạn này, mọi người trở nên quyết đoán và cởi mở hơn về ý kiến ​​của họ, điều này có thể được coi là một điều tích cực. Tuy nhiên, nó cũng có vấn đề ở chỗ mọi người có thể trở nên quá cố chấp và cứng đầu. Điều đó như con dao hai lưỡi, không cẩn thận khi sử dụng thì có thể đứt tay bất cứ lúc nào, vì thế hãy thật cẩn trọng với giai đoạn này.

Giai đoạn ổn định (Norming)

Bắt đầu chuyển mình từ giai đoạn Storming thì đến đây mọi người đã bắt đầu chấp nhận nhau, chấp nhận những sự khác biệt, và cố gắng giải quyết các mâu thuẫn, nhận biết thế mạnh của các thành viên và tôn trọng lẫn nhau. Các quyết định lớn được thực hiện theo thỏa thuận của nhóm và các quyết định nhỏ hơn có thể được giao cho các cá nhân. Các thành viên bắt đầu mạnh dạng trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.  

Trong giai đoạn này, có thể có những vấn đề mới, đặt ra những quy tắc mới và các thành viên cùng tuân thủ để giảm thiểu mâu thuẫn. Nhưng khi có vấn đề mới, quy tắc mới thì có thể sẽ rơi vào trạng thái xung đột như trước đó. Nên ta có thể hiểu giai đoạn Norming có thể đan xen với giai đoạn Storming.

Nếu có thể đạt đến giai đoạn định mức, đó là thời điểm thú vị cho tất cả những người tham gia. Đây là thời điểm mà các quyết định có thể được đưa ra và thực hiện, những ý tưởng mới được phát triển và biến thành hiện thực, rủi ro có thể được chấp nhận và bất kỳ thất bại nào cũng có thể được coi là một bước nữa trên con đường dẫn đến thành công. Hiệu quả làm việc trong giai đoạn này sẽ được nâng lên, bởi vì bây giờ nhóm đã có thể tập trung hơn vào công việc hướng đến mục tiêu chung.

Giai đoạn Hoạt động nhóm hiệu quả (Performing)

Đây là giai đoạn nhóm đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc và cũng ít cần sự giám sát từ lãnh đạo. Nó kế thừa thành quả và giải quyết tồn đọng sai sót của các giai đoạn trước. Tuy nhiên,vẫn có tranh luận, nhưng sẽ nhanh chóng và sẽ dễ giải quyết hơn rất nhiều.

Đây là một giai đoạn mà không phải nhóm nào cũng đạt tới được. Các thành viên cảm thấy rất thoải mái khi làm việc trong nhóm.Nếu có trường hợp ai rời bỏ hay được thêm vào cũng sẽ thích nghi rất nhanh. Tinh thần đồng đội được đề cao, họ sẽ phối hợp nhịp nhàng. Họ biết mình được người khác kỳ vọng ra sao và cái tôi cá nhân dường như không còn nữa.

 Giai đoạn Thoái trào (Adjourning)

Sau khi hoàn thành dự án và tiến hành đánh giá hậu dự án, các thành viên sẽ tham gia vào các dự án mới khác nhau. Điều này đặc biệt phổ biến với các nhóm có thể hiện tốt. Họ đã học được cách làm thế nào để làm việc với nhau hiệu quả và sẽ nâng cao khả năng tự thích nghi với môi trường mới.

Kết luận

Chúng ta đã đi qua hết 5 giai đoạn của việc hình thành và phát triển nhóm, cũng đã hiểu sơ về bản chất hình thành của một nhóm trong tổ chức. Có thể thấy thời gian chuyển giao của mỗi giai đoạn là không ràng buộc. Thế nên qua mô hình trên bạn có thể xác định được trạng thái của một nhóm là như thế nào để đưa ra các giải pháp giúp nhóm sớm đạt được hiệu quả cao nhất.