Tìm hiểu về 6 sigma – Phần 1

Lịch sử hình thành

Nguồn gốc của 6 Sigma bắt đầu từ một khái niệm về chuẩn đo lường do nhà toán học người Đức Carl Friedrich Gauss (1777-1855). Đến sau này khi 1 kỹ sư cơ khí của Motorola – Bill Smith áp dụng và tổng hợp các chỉ tiêu đo lường, đó là “6 Sigma”. Sau này 6 Sigma đã trở thành thương hiệu đã được đăng ký cấp liên bang của Motorola.

Context hình thành: Vào những năm 1980, Motorola là một trong những tập đoàn của Mỹ và châu Âu chịu sự đe dọa bởi các đối thủ cạnh tranh Nhật Bản. Vấn đề chính của Motorola lúc đó là chất lượng sản phẩm.

Tại thời điểm này, hầu hết các công ty của Mỹ cho rằng muốn sản phẩm có chất lượng cao thì phải tốn nhiều chi phí. Motorola cũng có cùng quan điểm như vậy, do đó họ đã không có bất kỳ một chương trình chất lượng nào mà chỉ có một vài hoạt động chất lượng mang tính đơn lẻ.

Bill Smith – một kỹ sư của Motorola đã nghiên cứu mối quan hệ giữa vòng đời của sản phẩm và số lần phải sửa chữa lại trong suốt quá trình sản xuất sản phẩm. Năm 1985, Bill Smith đã đưa ra kết luận “Một sản phẩm có khuyết tật, nếu được phát hiện và sửa chữa ngay trong quá trình sản xuất thì khuyết tật đó sẽ mất đi nhưng sau đó trong quá trình sử dụng của khách hàng thì khuyết tật đó sẽ lại xuất hiện”.

Tuy nhiên, nếu sản phẩm không bị khuyết tật trong quá trình sản xuất thì cũng hiếm khi khách hàng tìm thấy khuyết tật trong quá trình sử dụng.

Từ đó, ông đưa ra quan điểm: chất lượng sản phẩm có được là do phòng ngừa sai lỗi ngay từ đầu thông qua thiết kế sản phẩm, kiểm soát quá trình sản xuất và hơn nữa có sự liên hệ giữa chất lượng cao hơn và chi phí thấp hơn. Đây chính là tiền đề cho sự ra đời và phát triển của 6 Sigma.

Phương pháp luận 6 Sigma: Trên cơ sở luận điểm của Bill Smith, Mikel Harry – một kỹ sư điện tử của Motorola đã lập ra một tiến trình chi tiết cho việc cải tiến mẫu mã sản phẩm, giảm thời gian sản xuất và chi phí sản xuất cho công ty Motorola. Tiến trình này được Motorola đăng ký bản quyền và phát triển thành phương pháp luận 6 Sigma.

Bất kỳ một dự án cải tiến liên tục nào sử dụng phương pháp luận 6 Sigma đều đi qua các bước tiến hành sau: Define (Xác định), Measure (Đo lường), Analyze (Phân tích), Improve (Cải tiến) và Control (Kiểm soát).

• Mỗi công ty thực hiện 6 Sigma đều có những cải tiến khác nhau và thu được nhiều lợi ích cho cả khách hàng và các cổ đông. Các kinh nghiệm này được đúc kết lại như sau:

• • Đẩy nhanh tốc độ từ khâu thiết kế, sản xuất đến giao hàng 

• • Tăng tốc độ giao dịch với khách hàng

• • Thời gian đáp ứng yêu cầu khách hàng hàng ngày càng giảm
  • Tăng khả năng cạnh tranh nhờ giảm thiểu các chi phí sản xuất

Những lợi ích khi áp dụng 6 Sigma

Từ thực tiễn áp dụng 6 Sigma tại các công ty hàng đầu từ Motorola, GE, Honeywell đến Citigroup, Starwood Hotels, DuPont, Dow Chemical, American Standard, Kodak, Sony, IBM, Ford… có thể rút ra một số lợi ích mà 6 Sigma có thể đem lại cho công ty như sau:

• Trước hết, 6 Sigma giúp giảm chi phí sản xuất. Với tỷ lệ khuyết tật giảm đáng kể, doanh nghiệp có thể loại bỏ những lãng phí về tài nguyên và nhân công.
• Thứ hai, 6 Sigma giúp giảm chi phí quản lý. Khi tỷ lệ khuyết tật giảm và sẽ không còn tái diễn trong tương lai, doanh nghiệp sẽ dành được thời gian cho các hoạt động mang lại giá trị cao hơn.

• Thứ ba, 6 Sigma góp phần làm gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Doanh nghiệp sẽ luôn cung cấp đến khách hàng những sản phẩm tốt nhất họ yêu cầu và làm tăng sự hài lòng nơi họ.

• Thứ tư, 6 Sigma làm giảm thời gian chu kỳ. Với 6 Sigma, có ít vấn đề về gia công hơn trong quá trình sản xuất, có nghĩa là quy trình luôn được hoàn tất nhanh hơn, vì vậy, chi phí sản xuất, đặc biệt là chi phí nhân công trên từng đơn vị sản phẩm làm ra sẽ thấp hơn.
• Thứ năm, 6 Sigma giúp doanh nghiệp giao hàng đúng hẹn. Những dao động bất ổn sinh ra vấn đề này có thể được loại trừ trong 6 Sigma.

• Thứ sáu, 6 Sigma giúp doanh nghiệp mở rộng sản xuất dễ dàng hơn. 

• Thứ bảy, 6 Sigma góp phần tạo nên những thay đổi tích cực trong văn hóa công ty. Với 6 Sigma, văn hóa tổ chức của công ty chuyển sang hình thức tiếp cận có hệ thống trong việc giải quyết vấn đề và một thái độ chủ động với ý thức trách nhiệm giữa các nhân viên

Khái niệm cơ bản 6 Sigma.

6 Sigma được Bob Galvin, Giám đốc điều hành hãng Motorola định nghĩa: “6 Sigma là một phương pháp khoa học tập trung vào việc thực hiện một cách phù hợp và có hiệu quả các kỹ thuật và các nguyên tắc quản lý chất lượng đã được thừa nhận. Tổng hợp các yếu tố có ảnh hưởng đến kết quả công việc, 6 Sigma tập trung vào việc làm thế nào để thực hiện công việc mà không (hay gần như không) có sai lỗi hay khuyết tật”.

“Ý tưởng cơ bản đằng sau 6 Sigma là nếu bạn có thể đo lường bao nhiêu “khuyết tật” bạn có trong một quá trình, bạn có thể chỉ ra giải pháp để loại bỏ chúng một cách có hệ thống và kết quả là tiến tới gần như là “không khuyết tật.” – GE Six Sigma

Hiệp hội Chất lượng Mỹ (AQC) định nghĩa “6 Sigma là một hệ thống linh hoạt và toàn diện để thực hiện, duy trì và tối đa hóa sự thành công trong kinh doanh. 6 Sigma là hệ thống được tiến hành bởi sự hiểu biết kỹ lưỡng về các nhu cầu của khách hàng, sử dụng các cơ sở lập luận, số liệu, các phân tích thống kê và chú trọng vào quản lý, cải tiến, thiết kế lại các quá trình kinh doanh”. 

Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO) định nghĩa, “6 Sigma là một phương pháp tiếp cận cải tiến hoạt động kinh doanh dựa trên thống kê nhằm tìm kiếm và loại bỏ các khuyết tật và nguyên nhân của chúng từ các quá trình của một tổ chức, tập trung vào kết quả đầu ra quan trọng cho khách hàng”. 

So sánh với các mô hình khác

6 Sigma không thể giải quyết mọi vấn đề ngay lập tức, nhưng nó có thể giải quyết tốt từng vấn đề ở một thời điểm dưới dạng một dự án. Do đó, 6 Sigma cần có những người chuyên biệt, tập trung vào hoàn thành dự án được giao. Họ nhận được sự giúp đỡ mà họ cần từ người phụ trách và từ những người hỗ trợ. 

Cũng giống các hệ thống khác như ISO 9000 và TQM, 6 Sigma vẫn hướng tới cải tiến và chuẩn hóa các hoạt động của tổ chức, thế nhưng khi ISO 9000 nhắm tới việc chuẩn hóa quá trình để đạt được chất lượng thỏa mãn yêu cầu của khách hàng và đề cập tới yêu cầu phân tích dữ liệu, khắc phục, phòng ngừa một cách chung chung thì 6 Sigma mô tả một lộ trình cụ thể và các bước rõ ràng để giúp đạt tới sự tiêu chuẩn hóa và cải tiến. 

ISO 9000, TQM có độ phủ rộng khắp tất cả các hoạt động và có sự tham gia của tất cả mọi người một cách đồng thời, tập trung vào chất lượng là chủ yếu, còn 6 Sigma hướng tới lựa chọn các quá trình quan trọng tác động nhiều tới mục tiêu về chất lượng, tiến độ và giá thành, nên sau khi áp dụng vào các dự án cải tiến cụ thể, thường nhìn thấy kết quả rõ rệt. 

Bên cạnh đó, khi thực hiện 6 Sigma, vấn đề đo lường, phân tích dữ liệu thường được đặc biệt chú trọng, nên giúp nhận biết rõ ràng khu vực có vấn đề và vì vậy các nỗ lực được tập trung trong sự giới hạn về nguồn lực. 

Tuy nhiên, các doanh nghiệp đã có ISO 9000, TQM và 5S thì thực hiện 6 Sigma sẽ thuận lợi hơn nhiều, vì qua các hệ thống này đã có nền tảng cơ bản về quản lý cả khía cạnh hệ thống quản lý, cơ sở hạ tầng cũng như văn hóa chất lượng.

Nếu doanh nghiệp chưa có những điều kiện này, thì khi áp dụng 6 Sigma, cần xây dựng các điều kiện cơ bản như thiết lập chính sách và tiêu chuẩn hóa (tương tự ISO 9000, TQM), thiết lập môi trường làm việc có kỷ luật (như 5S).