Teamwork skills phần 3 – Cách tổ chức nhóm hiệu quả không sai lầm

Chúng mình vừa đi tìm hiểu định nghĩa, tầm quan trọng và các kỹ năng làm việc nhóm cần thiết. Nhưng làm thế nào để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho công ty? 

Làm thế nào để tổ chức quy trình làm việc nhóm teamWork skills hiệu quả?

Muốn tổ chức quy trình thì cần phải thực hiện một số việc bên dưới nhé:

・Đặt ra mục tiêu chung, thiết lập chỉ số đo lường, đánh giá hiệu quả công việc của team

  ・Thiết lập quy trình và phân chia công việc rõ ràng, cụ thể

  ・Tạo và kết nối quan hệ nội bộ giữa các thành viên

  ・Luôn luôn lắng nghe 

  ・Làm việc trên tinh thần đoàn kết 

  ・Giúp đỡ và tôn trọng nhau

  ・Có trách nhiệm với công việc được giao

  ・Khen ngợi, ủng hộ những cố gắng, nỗ lực của các thành viên

  ・Công bằng và thẳng thắn

  ・Tuân thủ kỳ hạn công việc được giao. 

  Ở công ty MEVN đã có những hoạt động nhằm tăng cường phát triển kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả như sau: 

  ・Văn hoá Low context (nói thẳng vấn đề, không vòng vo) trong những meeting phân tích context (bối cảnh), userstory, retrospective… hoặc khi muốn cho các thành viên khác lời khuyên.  Khi đó, mọi người sẽ nói “Bây giờ mình sẽ chia sẻ low context nhé”, “Hãy chia sẻ cho mọi người Low context đi”…

Mọi người sẽ hiểu những điều từ bây giờ được nghe không phải để chỉ trích, công kích lẫn nhau mà để nhìn nhận thẳng vấn đề, cùng giải quyết và hoàn thành mục tiêu chung của tập thể. Vì thế, công việc trong dự án của các team trở nên suôn sẻ hơn.

  ・Khi breakdown issue trong Sprint thì mọi thành viên sẽ chủ động nhận issue mình phụ trách chứ không có sự chỉ định từ PM (Project manager) hoặc PO (Project owner) , sau đó hiển thị tên người phụ trách (assignees) và status tiến độ trên Project của Github, mỗi ngày meeting sáng và chiều để chia sẻ công việc với nhau, khi có vấn đề thì các thành viên còn lại sẽ hỗ trợ  phòng tránh trễ tiến độ kỳ hạn đề ra ban đầu. 

  ・Vì là mô hình tổ chức Teal nên các thành viên đều được chia sẻ thông tin như nhau. Nhận được  thông tin giống nhau thì mọi người sẽ tự mình tìm ra action phù hợp từ đó đóng góp cho team những giải pháp khách quan, đa chiều tránh sai lầm do phán đoán chủ quan của cá nhân nào đó.

Ngoài những việc phải làm nêu trên mình có thể sử dụng nhiều phương pháp để giúp nhóm làm việc hiệu quả như:

  ・ Chu trình PDCA (P (Plan) – Lên kế hoạch, D (Do) – Tiến hành thực hiện, C (Check) – Kiểm tra, A (Act) – Cải tiến) của tiến sĩ Edward Deming. Đây là một phương pháp theo dõi, đánh giá và liên tục đưa ra những thay đổi phù hợp để cải thiện chất lượng công việc của nhóm tốt hơn.

  ・ Vòng lặp Build (xây dựng) – Measure (Đo lường) – Learn (Học hỏi) của Lean Startup. Đây là một trong những công cụ đang sử dụng ở các team MEVN. Trong giai đoạn thực hiện các issue của Sprint, các thành viên cùng nhau thống nhất sử dụng vòng lặp này để tìm ra được Customer Problem Fit (vấn đề thực sự của User gặp phải) từ đó tìm được Problem Solution Fit (phương pháp tìm hướng giải quyết cho vấn đề đã xác thực).  

  ・ Nguyên lý 5W1H (Why – tại sao phải làm, Who – ai làm, What – làm việc gì, When – làm khi nào, Where – làm ở đâu, How – làm như thế nào). Để nhóm làm việc hiệu quả cần phải dùng những câu hỏi này để lập kế hoạch.

Khi nhận yêu cầu từ PO (Product owner: là người chịu trách nhiệm giải quyết những vấn đề thực tế của end user (người dùng cuối) và là cầu nối giao tiếp giữa team phát triển và khách hàng, người dùng) thì các team MEVN theo mô hình Agile quan tâm đến 4W (Who, What, When, Where) để phân tích tìm ra sự thật, sau đó dùng 1W (Why) và  1H (How) để tìm ra giải pháp phù hợp cho các thành viên  hiện.

  ・ Ngoài ra còn nhiều phương pháp khác như: Problem tree (cây vấn đề), Fishbone diagram (biểu đồ xương cá), phương pháp nêu ý kiến ghi lên bảng; phương pháp làm việc theo công đoạn; phương pháp phỏng vấn, phương pháp sàng lọc… 

Một số sai lầm phổ biến khi làm teamWork skills

Trong quá trình làm việc nhóm, có khá nhiều vấn đề phát sinh nếu không biết cách giải quyết sẽ khiến cho cả nhóm bị “chệch đường ray”. Sau đây là 6 sai lầm dễ mắc phải trong quá trình làm việc nhóm.

Công tư không phân minh

Các mối quan hệ bạn bè, đồng nghiệp đều rất quan trọng. Nhưng nếu bạn quá nể nang các mối quan hệ sợ mất lòng các thành viên trong nhóm thì có khi lại không thực hiện được mục tiêu chung của nhóm.

Khi làm việc nhóm, hiệu quả công việc mới là thứ ưu tiên hàng đầu. Không phải là không tôn trọng nhau nhưng bạn phải thẳng thắn góp ý, tranh luận nếu cần thiết. Chúng ta không nên lẫn lộn giữa tình cảm cá nhân và sự tôn trọng nhau trong nhóm.

Ngại nêu lên quan điểm

Sai lầm thường thấy nhất khi làm việc nhóm là ngại đưa ra quan điểm. Một số người không có chính kiến, ai sao mình vậy và luôn dễ dàng đồng tình với ý kiến người khác. Đôi lúc không tán thành hoặc chưa hiểu rõ ý kiến đó nhưng ngại nên tỏ ra đồng ý.

Chính sự dè chừng này không chỉ khiến góc nhìn nhận vấn đề của Team không được đầy đủ, khách quan mà trong thời gian dài dẫn đến mọi người trong nhóm không thể hiểu được ý nhau, làm mất đi tinh thần đoàn kết – chủ động – thấu hiểu của teamwork.

Đổ lỗi cho người khác

Vấn đề này xảy ra khi có sự phân chia công việc của các thành viên không rõ ràng. Người này nghĩ người khác làm, và người khác thì lại không nghĩ đây là nhiệm vụ của mình.

Cho đến khi gần hết thời gian rồi mới đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. Hoặc một trường hợp nữa là mọi người không muốn nhận công việc nên đưa ra những lý lẽ nhằm né tránh nó. Đây là điều không nên có trong nhóm làm việc của bạn. 

Không ưu tiên công việc của nhóm

Khi làm việc chung sẽ có một số thành viên khá lơ đễnh, không tập trung đến công việc của nhóm mà thụ động chờ người khác phân chia việc cho mình. Điều này dẫn đến việc họ sẽ thực hiện không đúng theo định hướng của cả nhóm, khiến hiệu quả công việc đi xuống.

Không chỉ thế, cũng có trường hợp vì ý kiến của bản thân không được nhóm lựa chọn nên không muốn lắng nghe và đóng góp cho nhóm nữa. Đó là thái độ mà bất cứ người nào cũng nên tránh khi làm việc nhóm.

Đặt mục tiêu quá cao

Khi đặt mục tiêu cho nhóm thì phải hiểu rõ năng lực của toàn nhóm nói chung, năng lực của từng thành viên nói riêng. Nếu kỳ vọng quá lớn, không chỉ nhóm sẽ khó thực hiện được mục tiêu đặt ra mà còn là vũ khí giết chết những tiềm năng chưa được khai thác của nhân viên.

Nhiều trường hợp đây là nguyên nhân khiến cấp dưới phản kháng lại những kế hoạch và mục tiêu của cấp trên, gây bất đồng và mất đoàn kết.

Thiếu sự tương tác, hỗ trợ trong nhóm

Tất cả các thành viên trong nhóm tương ứng với các mắt xích tạo thành một khối thống nhất. Điều đó có nghĩa là để đi nhanh nhất, bền nhất, các thành viên phải thường xuyên có sự tương tác qua lại, hỗ trợ nhau tạo nên sự gắn kết cao nhất.

Không chỉ chia sẻ những kinh nghiệm, bí quyết hoàn thành công việc, các thành viên cần có sự tương trợ, giúp đỡ nhau để nhanh chóng giải quyết những khó khăn, khắc phục những khuyết điểm cá nhân.

Lời kết

Như vậy,  chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu rõ khái niệm và tầm quan trọng của teamwork skills thế nào. Hầu hết tất cả các ngành nghề hiện nay đều yêu cầu ứng viên có kỹ năng này nhằm phục vụ công việc chung được hiệu quả.

Cho dù mục đích của bạn là muốn sự nghiệp sau này của chúng ta phát triển suôn sẻ hay chỉ đơn giản muốn mỗi ngày đến công ty cùng mọi người trong team làm việc thoải mái,  không bị áp lực và tạo ra nhiều giá trị thì chúng ta đều phải trau dồi cho mình kỹ năng làm việc nhóm (teamwork skills) nhé

Hy vọng bài viết của mình sẽ giúp ích được cho mọi người. Cảm ơn mọi người đã đọc bài viết của mình

Link bài viết tham khảo

1. Link bài viết phần 1: https://www.marketenterprise.vn/blog/ky-nang-nhom-teamwork-skills.html
2. Link bài viết phần 2: https://www.marketenterprise.vn/blog/teamwork-skills-ky-nang-can.html
3. https://tanca.io/blog/ky-nang-lam-viec-nhom-la-gi-tam-quan-trong-va-cach-trien-khai
4. https://vieclam.thegioididong.com/tin-tuc/ky-nang-lam-viec-nhom-tam-quan-trong-va-cai-thien-ky-nang-hieu-qua-320