[Corporate blog] No.1 – Giới thiệu Corporate Team

Đôi nét về team

Hành chính nhân sự, tổng vụ, kế toán, là bộ phận không thể thiếu tại mỗi công ty dù lớn hay nhỏ. 

Tùy quy mô và đặc thù của mỗi công ty mà các bộ phận trên được điều chỉnh, bố trí khác nhau.

Tại MEVN, các bộ phận trên được gộp lại thành một bộ phận chung với tên sơ khai là General Affairs (Gọi tắt là GA).

Thông thường, GA ngoài công việc chuyên môn thì còn được xem là tiếng nói đại diện của Ban giám đốc.  Tuy nhiên, riêng tại MEVN, một công ty tiên phong trong mô hình Teal, (tổ chức phẳng) thì vai trò của GA hoàn toàn khác so với những công ty thường gặp.

Team GA & Rocket

Công việc của team

Trong một năm đầu kể từ khi công ty mới thành lập, team được hình thành với 4 thành viên. Bắt đầu từ những việc liên quan đến thủ tục pháp lý thành lập công ty, xây dựng và chuyển văn phòng. Sau đó, bắt đầu từ những công việc sơ khai như: hoàn thành các thủ tục đăng ký về lao động, bảo hiểm, thuế,v.v… với các cơ quan ban ngành liên quan,  tạo các form mẫu, nền tảng, công cụ,v.v… để có thể đưa công ty chính thức đi vào vận hành.

Với hơn 90% doanh nghiệp trong nước cũng như trên toàn thế giới đang hoạt động theo mô hình Orange, mô hình phân cấp theo hình kim tự tháp, thì tại MEVN, là một trong số ít doanh nghiệp tiên phong theo mô hình Teal tại Việt Nam, một mô hình hoạt động lạ lẫm mà hầu như mọi người đều chưa từng biết đến.

Doanh nghiệp theo mô hình Teal, không có phân cấp chức vụ, quyền hạn, mà mỗi người được trao quyền như nhau, tự chủ động tìm kiếm vấn đề và giải quyết vấn đề. Mô hình này, đòi hỏi tất cả mọi nhân viên đều phải phát huy tính tự quản, khả năng tư duy, thảo luận, và khả năng giải quyết vấn đề một cách tốt nhất cũng như tự chịu trách nhiệm với quyết định của chính mình.

Nói rõ hơn chút nữa, tại các công ty khác theo mô hình Orange, hầu hết là nhân viên sẽ làm việc theo kế hoạch và chỉ thị của cấp trên. Bằng cách này, nhân viên hầu như chỉ làm việc theo chỉ thị, tuân theo quy tắc được đặt ra, không có quyền tham gia nêu ý kiến cũng như tự quyết định việc làm của chính mình. Ngược lại, với mô hình Teal, không có sự phân cấp, hầu như các quy tắc đều được lược bỏ đến mức tối đa, mọi người được trao quyền hạn như nhau. Thông qua việc chủ động tìm kiếm vấn đề và giải quyết vấn đề, thông qua làm việc nhóm thì mỗi người sẽ thay đổi và trưởng thành qua từng ngày. Điều này, hầu như bất kỳ ai khi bước vào công ty MEVN đều nhận ra chỉ sau một thời gian ngắn. 

Sự khác biệt của GA tại MEVN

Quay trở lại nói về công việc của team GA, thật lòng mà nói thì vai trò của team GA trong mô hình Teal thật sự khác biệt. Ngoài nghiệp vụ cần phải làm của một doanh nghiệp thông thường, thì GA đóng vai trò lắng nghe, hỗ trợ tất cả các thành viên khác trong công ty, xây dựng một môi trường làm việc vui vẻ và thoải mái cho mọi nhân viên.

Team GA với 4 thành viên

Tuy nhiên, nói về nghiệp vụ theo cách làm việc của mô hình Teal cũng rất khác. Giống như các team phát triển, team GA cũng phải tự tìm kiếm vấn đề, thảo luận team rồi tìm hướng giải quyết vấn đề. Không có bất kỳ một chỉ thị nào và một khuôn mẫu nào được lập sẵn mà đều phải do mỗi người tự chủ động và tự quản lý nội dung, tiến độ và chịu trách nhiệm về quyết định cũng như công việc của mình.

Về phương tiện phục vụ cho việc quản lý công việc, team đang sử dụng Asana để lưu trữ và quản lý công việc của team.

Asana cũng giống như Github, có những thanh giúp quản lý tiến độ công việc như: Backlog (Dùng để post những issue đã tìm kiếm được, In progress (đang tiến hành), Waiting for verification (chờ xác nhận), During for verification (đang xác nhận), Release (hoàn thành).

Giao diện của Asana (Hình sưu tầm tượng trưng)

Tại buổi kick-off 6 tháng đầu năm vào tháng 4/2021. Ngoài việc nhìn lại thành quả đạt được sau 6 tháng qua như thông lệ, toàn thể công ty đã xem lại cách vận hành Agile sau một năm vận hành đã thực sự đúng và hiệu quả chưa.

Thay đổi cách vận hành: Agile

Cũng tại đây, team GA đã được đổi tên thành một tên hoàn toàn mới, đó là Corporate team, với số lượng thành viên giảm xuống chỉ còn 2 người, bằng một nửa so với lúc ban đầu. (Có thể gọi vui là “Team 2 chị em”)

Tuy nhiên, không chỉ đơn thuần chỉ là đổi tên, Corporate team đã có sự thay đổi lớn về cách làm việc, vận hành theo một team Agile giống như các team phát triển, dù số lượng thành viên còn lại chỉ có 2 người.

Team 2 thành viên

Cụ thể, team đã bắt đầu chia Sprint, tổ chức Planning, Retrospective ở mỗi đầu và cuối Sprint. Thời gian của mỗi Sprint là 2 tuần. 

Hiệu quả

Tại sao lại nói team đã có sự thay đổi lớn thông qua cách làm này, quả thật rằng chỉ cần qua 1 sprint đầu thôi là team đã cảm nhận rõ ràng sự hiệu quả và hài lòng với cách làm này. 

Dưới đây là một số hiệu quả rõ ràng nhất có thể thấy, đó là:

• Tập trung tìm những vấn đề mang tính cần thiết, cấp bách phải làm trong thời gian ngắn
• Thảo luận, phân bổ công việc công khai phù hợp với mỗi người
• Ghi chú ngay tiến độ hoặc kết quả công việc tại mỗi giai đoạn hoặc khi hoàn thành
• Dễ dàng follow công việc của nhau, qua đó dễ dàng hỗ trợ cho nhau
• Phát hiện sớm khó khăn, vướng mắc, thảo luận tìm cách giải quyết kịp thời
• Tạo deadline để hoàn thành công việc giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm
• Phát hiện kịp thời các vấn đề nếu có một cách nhanh chóng
• Dễ dàng thấy được điểm ưu, điểm khuyết của nhau để có khuyến khích, khen ngợi hoặc điều chỉnh kịp thời
• Giao tiếp với nhau thường xuyên hơn và tạo được sự tin tưởng hơn

Tính đến thời điểm hiện tại, đã qua 2 tháng thay đổi cách làm mới, ngoài việc nhận ra hiệu quả rõ rệt thể hiện trong hiệu quả công việc, thì các thành viên trong team còn thấu hiểu nhau hơn và tự quản lý tốt hơn so với trước đây. 

Mặc dù vậy, vì mô hình Teal, cũng như cách làm việc vận hành theo Agile còn rất mới mẻ với tất cả mọi người. Có thể, chúng ta sẽ có chút tự tin và hãnh diện vì là những người tiên phong cách làm này tại Việt Nam. Nhưng nếu so sánh với các nước phát triển khác trên thế giới, hoặc với những người giàu kinh nghiệm khác thì chúng ta chỉ mới bắt đầu những bước đi chập chững đầu tiên. Vì vậy, bên cạnh những nỗ lực, những thành quả thì tinh thần học hỏi luôn thể hiện rõ ở mỗi con người tại MEVN, tất cả đều hiểu rõ những gì cần phải nghiên cứu, tìm tòi, học hỏi còn là rất nhiều ở phía trước.

Vì vậy, Corporate team cũng như các team khác trong tập thể MEVN sẽ vừa vận dụng vừa học hỏi, vừa chia sẻ với nhau để cùng nhau đi xa hơn trên con đường này, cùng một mục đích là sự thành công của công ty và của chính chúng ta trong tương lai. Yeah yeah yeah!!!